Conditions Générales d'Utilisation du logiciel Lumiskol

Version 1.0, octobre 2026

Éditeur : Lumidox, entreprise en cours d'immatriculation auprès de l'Agence de Promotion des Investissements Privés (APIP), établie à Conakry, République de Guinée. Les informations d'immatriculation (forme juridique, RCCM, NIF, adresse du siège) seront ajoutées aux présentes CGU dès leur obtention.

Contact : contact.lumidox@gmail.com, +224 613 85 26 57 (téléphone et WhatsApp).

Préambule

Lumiskol est un logiciel de gestion scolaire édité par Lumidox. Il permet aux établissements scolaires de gérer leurs élèves, leurs classes, leur personnel, leurs paiements, leurs notes, leurs présences et leur communication avec les familles.

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») fixent les règles applicables à toute personne qui utilise Lumiskol, quel que soit son rôle. Elles doivent être lues attentivement avant toute utilisation.

Article 1. Définitions

Dans les présentes CGU, les termes suivants ont le sens indiqué ci-dessous :

Lumidox ou l'Éditeur : la société qui conçoit, édite, héberge et commercialise Lumiskol.
Lumiskol ou le Service : le logiciel de gestion scolaire, accessible par application Android, par logiciel installé sur ordinateur, par navigateur internet, et par application iOS lorsqu'elle sera disponible.
École ou Établissement : l'établissement scolaire inscrit sur Lumiskol, représenté par son Fondateur, c'est-à-dire la personne qui l'a inscrit sur Lumiskol et qui en est responsable.
Utilisateur : toute personne disposant d'un compte Lumiskol, quel que soit son rôle.
Compte : l'accès personnel d'un Utilisateur, protégé par un identifiant (adresse email) et un mot de passe.
Rôle : la fonction d'un Utilisateur au sein d'une École, qui détermine ce qu'il peut voir et faire. Les rôles sont : Fondateur, Directeur, Secrétaire, Comptable, Enseignant, Assistant et Parent.
Super administrateur : le personnel habilité de Lumidox, chargé de la gestion des licences et de l'assistance.
Données : toutes les informations saisies dans Lumiskol, notamment celles concernant les élèves, les familles, le personnel, les paiements, les notes et les présences.
Licence : le droit d'utilisation du Service accordé à une École pour une durée déterminée, contre paiement.
Période d'essai : la période gratuite accordée à une nouvelle École.

Article 2. Objet et champ d'application

2.1. Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de Lumiskol, ainsi que les droits et obligations de Lumidox et de chaque Utilisateur.

2.2. Elles s'appliquent à tous les Utilisateurs, sans exception : Fondateurs, Directeurs, Secrétaires, Comptables, Enseignants, Assistants et Parents.

2.3. La création d'un Compte, puis toute utilisation du Service, vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU. L'Utilisateur qui n'accepte pas les CGU doit s'abstenir d'utiliser le Service.

2.4. Les conditions commerciales propres aux Licences (tarifs, durées, modalités de paiement) sont précisées dans le Service, à la rubrique « Licence », et complètent les présentes CGU.

Article 3. Description du Service

3.1. Lumiskol propose notamment les fonctionnalités suivantes, selon l'offre souscrite et le Rôle de l'Utilisateur :

gestion des élèves, des inscriptions et des dossiers scolaires ;
gestion des classes, des années scolaires et des emplois du temps ;
gestion du personnel et des droits d'accès ;
suivi des frais de scolarité, encaissements, reçus et relances ;
saisie des notes, calcul des moyennes et édition des bulletins ;
appel et suivi des présences et absences ;
espace Parent permettant de consulter les informations de ses enfants ;
notifications et messages ;
tableaux de bord et statistiques de l'établissement.

3.2. Lumidox peut faire évoluer, ajouter ou retirer des fonctionnalités afin d'améliorer le Service. Une fonctionnalité essentielle ne sera pas retirée en cours de Licence sans information préalable du Fondateur.

3.3. Le Service est un outil d'aide à la gestion. Il ne remplace pas les obligations légales et réglementaires de l'École, notamment vis-à-vis du ministère en charge de l'Enseignement, de l'administration fiscale ou de ses salariés.

Article 4. Modalités d'accès et d'utilisation

4.1. Conditions techniques

4.1.1. L'accès au Service nécessite un appareil compatible : téléphone ou tablette Android, ordinateur avec le logiciel Lumiskol installé, ou tout appareil équipé d'un navigateur internet récent.

4.1.2. Lumiskol fonctionne avec et sans connexion internet. Sans connexion, l'Utilisateur peut continuer à consulter et à saisir les informations déjà présentes sur son appareil. Les saisies sont enregistrées sur l'appareil, puis synchronisées automatiquement avec le serveur dès le retour de la connexion. Certaines opérations nécessitent toutefois une connexion, notamment la création de compte, la première connexion, la validation d'un nouveau membre, l'envoi de notifications et la consultation par les Parents des informations les plus récentes.

4.1.3. L'Utilisateur doit se connecter régulièrement à internet afin que ses saisies soient synchronisées et que la Licence de l'École soit vérifiée. Tant qu'une saisie n'est pas synchronisée, elle n'est visible que sur l'appareil où elle a été faite, et Lumidox ne peut pas la sauvegarder.

4.1.4. Les frais de connexion et d'équipement sont à la charge de l'Utilisateur.

4.2. Création et sécurité du Compte

4.2.1. Chaque Utilisateur crée un Compte personnel avec une adresse email valide et un mot de passe. Il s'engage à fournir des informations exactes et à les tenir à jour.

4.2.2. Le Compte est strictement personnel. L'Utilisateur ne doit ni prêter, ni partager, ni céder ses identifiants. Il est responsable de toute action réalisée avec son Compte.

4.2.3. En cas de perte, de vol ou d'utilisation non autorisée de ses identifiants, l'Utilisateur doit modifier immédiatement son mot de passe et en informer l'École ou Lumidox.

4.3. Accès à une École

L'accès aux Données d'une École n'est possible qu'après validation :

le Fondateur crée l'École et en devient le responsable ;
les membres du personnel demandent à rejoindre l'École, et leur demande est validée par le Fondateur ;
un Parent n'accède qu'aux informations des enfants qui lui sont rattachés par l'École.

4.4. Période d'essai, Licence et paiement

4.4.1. Toute nouvelle École bénéficie d'une Période d'essai gratuite de quatorze (14) jours, avec accès à l'ensemble des fonctionnalités.

4.4.2. À l'issue de la Période d'essai, la poursuite de l'utilisation nécessite une Licence payante. Le Fondateur choisit une offre adaptée au nombre d'élèves de l'École, pour une durée d'un trimestre ou d'une année.

4.4.3. Le paiement s'effectue par les moyens indiqués par Lumidox (espèces, Orange Money, MTN Mobile Money ou virement). La Licence est activée après réception et vérification du paiement par Lumidox.

4.4.4. Lorsqu'une Licence ou une Période d'essai arrive à échéance sans renouvellement :

l'École dispose d'un délai de grâce de dix (10) jours, pendant lequel le Service reste pleinement utilisable ;
à l'issue de ce délai, l'École passe en consultation seule : les Données restent consultables et imprimables, mais aucune nouvelle saisie n'est possible ;
l'accès complet est rétabli dès le renouvellement de la Licence.

4.4.5. Sauf disposition contraire ou erreur imputable à Lumidox, les sommes versées pour une Licence ne sont pas remboursables, y compris en cas d'arrêt d'utilisation avant l'échéance.

4.4.6. Si le nombre d'élèves de l'École dépasse la limite de l'offre souscrite, Lumidox peut demander au Fondateur de passer à l'offre supérieure.

4.5. Règles de bonne utilisation

Tout Utilisateur s'engage à :

utiliser le Service conformément à sa destination, de bonne foi et dans le respect des lois en vigueur ;
saisir des informations exactes et ne pas falsifier de notes, de paiements, de présences ou de documents ;
respecter la confidentialité des Données auxquelles il a accès, en particulier celles concernant les élèves mineurs ;
ne pas tenter d'accéder à des Données ou à des fonctions qui ne relèvent pas de son Rôle ;
ne pas perturber le fonctionnement du Service, ni tenter de le copier, de le décompiler ou d'en contourner les protections ;
ne pas utiliser le Service pour diffuser des contenus illicites, injurieux, diffamatoires ou portant atteinte à la vie privée d'autrui.

Article 5. Droits et obligations selon le Rôle

5.1. Le Fondateur

Le Fondateur est le responsable de l'École sur Lumiskol. À ce titre :

il crée l'École, en renseigne les informations et choisit la Licence ;
il valide ou refuse l'accès des membres du personnel et leur attribue un Rôle et des droits ;
il est responsable de l'exactitude des Données saisies au nom de l'École et de leur utilisation conforme à la loi ;
il s'assure que les familles sont informées de la collecte et de l'utilisation des Données de leurs enfants, et recueille les autorisations nécessaires ;
il veille à retirer sans délai l'accès des membres du personnel qui quittent l'École ;
il est l'interlocuteur de Lumidox pour la Licence et la facturation.

5.2. Le Directeur

Le Directeur assure le suivi pédagogique et administratif de l'École dans la limite des droits que lui accorde le Fondateur. Il est tenu à la confidentialité des Données et à l'exactitude de ses saisies.

5.3. Le Secrétaire

Le Secrétaire gère notamment les inscriptions, les dossiers des élèves et, lorsque le Fondateur l'y autorise, l'enregistrement des paiements. Il s'engage à enregistrer fidèlement chaque opération et à remettre les reçus correspondants.

5.4. Le Comptable

Le Comptable suit les encaissements, les dépenses et la situation financière de l'École. Il s'engage à la sincérité des enregistrements et au respect du secret professionnel.

5.5. L'Enseignant

L'Enseignant fait l'appel, saisit les notes et suit les élèves des classes qui lui sont confiées. Il s'engage à saisir des évaluations sincères, dans les délais fixés par l'École, et à ne consulter que les Données nécessaires à sa mission.

5.6. L'Assistant

L'Assistant agit en appui d'un Enseignant ou d'un autre membre du personnel, dans les seules limites des droits qui lui sont attribués.

5.7. Le Parent

Le Parent consulte les informations concernant uniquement ses propres enfants : notes, bulletins, présences, situation des paiements et messages de l'École. Il s'engage à :

fournir des informations exactes lors de son inscription ;
ne pas communiquer à des tiers les informations concernant d'autres élèves dont il aurait connaissance ;
s'adresser à l'École pour toute contestation relative aux notes, aux absences ou aux paiements, Lumidox n'étant pas compétente pour trancher ces questions.

L'accès du Parent dépend du rattachement de son enfant à l'École. Il prend fin lorsque l'enfant n'est plus inscrit dans l'École.

5.8. Lumidox (Super administrateur)

Lumidox gère les Licences, assure l'assistance et la maintenance du Service. Le personnel de Lumidox n'accède pas aux Données pédagogiques et financières internes des Écoles, sauf demande expresse de l'École pour les besoins de l'assistance, ou obligation légale.

Article 6. Propriété intellectuelle

6.1. Lumiskol, son code source, ses bases de données, son architecture, ses interfaces, ses textes, son nom, son logo et ses éléments graphiques sont la propriété exclusive de Lumidox et sont protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle, notamment l'Accord de Bangui révisé instituant l'Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI), applicable en République de Guinée.

6.2. La Licence confère à l'École et à ses Utilisateurs un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée de la Licence. Aucun droit de propriété n'est transféré.

6.3. Il est interdit de reproduire, modifier, adapter, traduire, décompiler, louer, revendre ou mettre à disposition de tiers tout ou partie du Service sans l'accord écrit préalable de Lumidox.

6.4. Les Données appartiennent à l'École qui les a saisies. Lumidox ne les utilise que pour fournir le Service, dans les conditions de l'article 8.

Article 7. Responsabilités et limitations

7.1. Engagements de Lumidox

Lumidox s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer :

l'accessibilité du Service, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des interruptions prévues à l'article 7.3 ;
la sécurité et la sauvegarde des Données ;
une assistance par téléphone, WhatsApp ou email aux heures ouvrables.

Il s'agit d'une obligation de moyens, et non de résultat.

7.2. Responsabilité des Utilisateurs

Chaque Utilisateur est seul responsable :

de l'exactitude, de la licéité et de la pertinence des Données qu'il saisit ;
de l'utilisation qu'il fait des informations obtenues grâce au Service ;
de la confidentialité de ses identifiants.

L'École est responsable des actes de son personnel sur le Service et des décisions prises sur la base des Données (passage en classe supérieure, sanctions, relances financières, etc.).

7.3. Interruptions du Service

Le Service peut être temporairement interrompu pour des opérations de maintenance, de mise à jour ou de sécurité. Lumidox s'efforce de les réaliser en dehors des heures scolaires et d'en informer les Utilisateurs à l'avance lorsque c'est possible.

7.4. Limitations

7.4.1. Lumidox ne saurait être tenue responsable :

des interruptions ou ralentissements dus au réseau internet, aux opérateurs de télécommunications, aux coupures d'électricité ou à l'équipement de l'Utilisateur ;
de la perte de saisies faites sans connexion et non encore synchronisées, en cas de perte, de vol, de panne ou de réinitialisation de l'appareil ;
des erreurs résultant de Données inexactes ou incomplètes saisies par les Utilisateurs ;
des conséquences d'une utilisation non conforme aux présentes CGU ;
de l'utilisation frauduleuse d'un Compte résultant d'une négligence de l'Utilisateur dans la protection de ses identifiants ;
des litiges entre l'École, son personnel et les familles.

7.4.2. Dans tous les cas, et sauf faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité totale de Lumidox est limitée au montant payé par l'École pour la Licence au cours des douze (12) derniers mois.

7.4.3. Lumidox n'est pas responsable des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'image.

7.5. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure, au sens du droit guinéen et des Actes uniformes OHADA, notamment : catastrophe naturelle, troubles graves, décision des autorités, coupure générale des réseaux de télécommunications ou d'électricité.

Article 8. Politique de confidentialité et protection des données personnelles

8.1. Cadre légal

Lumidox traite les données personnelles conformément à la loi L/2016/037/AN du 28 juillet 2016 relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel en République de Guinée, ainsi qu'aux textes pris pour son application.

8.2. Rôles de chacun

L'École est responsable du traitement des Données de ses élèves, de leurs familles et de son personnel : elle décide quelles Données sont collectées et pourquoi.
Lumidox agit en qualité de sous-traitant : elle traite ces Données uniquement pour le compte de l'École et selon ses instructions, afin de fournir le Service.
Pour les données des Comptes (nom, email, téléphone) et la gestion des Licences, Lumidox agit en qualité de responsable du traitement.

8.3. Données collectées

Selon le Rôle et l'utilisation, les Données suivantes peuvent être traitées :

Utilisateurs : nom, prénom, sexe, email, téléphone, photo, curriculum vitae pour le personnel, Rôle, historique des actions ;
Élèves : identité, date de naissance, sexe, photo, classe, matricule, notes, bulletins, présences, informations de santé utiles déclarées par la famille ;
Familles : identité et coordonnées des parents ou tuteurs, lien avec l'élève ;
Finances : frais de scolarité, paiements, reçus, soldes ;
Données techniques : dates de connexion, type d'appareil, journaux de sécurité.

8.4. Finalités

Les Données sont utilisées exclusivement pour :

fournir et faire fonctionner le Service ;
permettre la gestion administrative, pédagogique et financière de l'École ;
informer les familles de la scolarité de leurs enfants ;
gérer les Licences, la facturation et l'assistance ;
assurer la sécurité du Service et prévenir la fraude ;
respecter les obligations légales.

Lumidox ne vend pas les Données, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les communique à aucun tiers à des fins commerciales.

8.5. Données des mineurs

Les Données des élèves concernent en majorité des mineurs. Elles sont traitées avec une vigilance particulière. L'École s'engage à informer les parents ou tuteurs légaux et à recueillir leur accord lorsque la loi l'exige. Seules les personnes habilitées de l'École et les parents de l'élève concerné peuvent y accéder.

8.6. Destinataires

Les Données ne sont accessibles qu'aux Utilisateurs habilités de l'École, selon leur Rôle, aux Parents pour leurs propres enfants, et aux prestataires techniques de Lumidox strictement nécessaires au Service (hébergement, envoi d'emails), tenus à la confidentialité.

8.7. Hébergement et transfert hors de Guinée

Les Données sont hébergées par des prestataires spécialisés dont les serveurs sont situés hors de la République de Guinée, notamment au sein de l'Union européenne. Ces prestataires assurent un niveau de protection et de sécurité adéquat. En utilisant le Service, l'École est informée de ce transfert et l'accepte, dans le respect des conditions prévues par la loi L/2016/037/AN.

8.8. Sécurité

Lumidox met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges, contrôle des accès selon le Rôle, cloisonnement des Données entre Écoles, sauvegardes régulières et journalisation des actions sensibles.

8.9. Durée de conservation

Les Données de l'École sont conservées pendant toute la durée de la relation avec Lumidox.
Après la fin de la relation, elles restent disponibles pendant quatre-vingt-dix (90) jours, afin que l'École puisse les récupérer, puis elles sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation.
Les données de facturation sont conservées pendant la durée exigée par la loi.

8.10. Droits des personnes

Toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression de ses données, dans les conditions prévues par la loi. Pour les Données d'élèves et de familles, la demande doit être adressée en priorité à l'École. Pour les données de Compte, elle peut être adressée à Lumidox à l'adresse contact.lumidox@gmail.com. Une réponse est apportée dans un délai d'un (1) mois.

8.11. Cookies et stockage local

Le Service utilise uniquement le stockage local nécessaire à son fonctionnement (maintien de la connexion, préférences d'affichage). Aucun cookie publicitaire n'est utilisé.

Article 9. Durée, résiliation et suspension

9.1. Durée

Les présentes CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service. La Licence de l'École est conclue pour la durée choisie (trimestre ou année) et se renouvelle sur demande du Fondateur.

9.2. Résiliation par l'Utilisateur ou l'École

Tout Utilisateur peut cesser d'utiliser le Service et demander la suppression de son Compte.
L'École peut mettre fin à sa Licence à tout moment, sans remboursement de la période en cours. Elle peut demander l'export de ses Données dans le délai prévu à l'article 8.9.

9.3. Retrait d'accès par l'École

Le Fondateur peut retirer à tout moment l'accès d'un membre du personnel. L'accès d'un Parent prend fin lorsque son enfant n'est plus rattaché à l'École.

9.4. Suspension et résiliation par Lumidox

Lumidox peut suspendre l'accès d'un Utilisateur ou d'une École, après mise en demeure restée sans effet pendant sept (7) jours, ou sans délai en cas d'urgence, notamment en cas :

de violation grave des présentes CGU ;
de fraude, de falsification de Données ou d'usurpation d'identité ;
d'atteinte à la sécurité du Service ou aux Données d'autres Écoles ;
de non-paiement, dans les conditions de l'article 4.4.4.

En cas de manquement grave ou répété, Lumidox peut résilier le Compte ou la Licence, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

9.5. Effets de la fin de la relation

À la fin de la relation, l'accès au Service est fermé selon les modalités ci-dessus et les Données sont traitées conformément à l'article 8.9.

Article 10. Modification des CGU

10.1. Lumidox peut modifier les présentes CGU, notamment pour tenir compte de l'évolution du Service ou de la réglementation.

10.2. Les Utilisateurs sont informés de toute modification importante au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, par notification dans le Service ou par email.

10.3. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci. L'Utilisateur qui les refuse doit cesser d'utiliser le Service.

Article 11. Dispositions diverses

11.1. Si l'une des clauses des présentes CGU est déclarée nulle, les autres clauses restent applicables.

11.2. Le fait pour Lumidox de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

11.3. Les présentes CGU sont rédigées en langue française, qui fait foi.

Article 12. Droit applicable et juridiction compétente

12.1. Les présentes CGU sont régies par le droit de la République de Guinée, y compris les Actes uniformes de l'OHADA applicables, ainsi que la loi L/2016/037/AN relative à la cybersécurité et à la protection des données à caractère personnel.

12.2. En cas de différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. Toute réclamation doit d'abord être adressée par écrit à Lumidox, à l'adresse contact.lumidox@gmail.com. Les parties disposent d'un délai de trente (30) jours pour parvenir à un accord.

12.3. À défaut d'accord amiable, tout litige sera soumis à la compétence exclusive des juridictions de Conakry, notamment le Tribunal de Commerce de Conakry pour les litiges entre commerçants, sous réserve des règles impératives de compétence applicables.

Article 13. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU ou au Service :

Lumidox, éditeur de Lumiskol

Email : contact.lumidox@gmail.com

Téléphone et WhatsApp : +224 613 85 26 57

Conakry, République de Guinée